Là một trong những doanh nghiệp dẫn đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực thanh toán điện tử, với mạng lưới đối tác lên tới hơn 150000 đơn vị và hơn 40 ngân hàng liên kết, Công ty VNPAY luôn cần xử lý khối lượng tài liệu văn bản, hợp đồng vô cùng lớn, với không ít trở ngại trong công tác quản lý:

Với nhân viên
- Văn bản, tài liệu, hợp đồng lưu trữ rời rạc trên các ổ đĩa máy tính cá nhân, không có tính logic, dẫn tới mất mát thông tin khi nhân viên luân chuyển vị trí hoặc nghỉ việc
- Khó khăn theo dõi trạng thái hiệu lực hợp đồng, cùng những loại văn bản nghiệm thu, thanh lý đã được liên kết với bản hợp đồng đó
- Không theo dõi được trạng thái phê duyệt của các tài liệu đề xuất
- Không nắm được tài liệu cần phê duyệt có vướng mắc gì, ai là người đang phê duyệt
- Tốn kém chi phí và thời gian chuyển phát hồ sơ trình ký

Với ban lãnh đạo
- Ban lãnh đạo khó thống kê giá trị doanh thu theo từng cá nhân/bộ phận
- Mất dấu người và nội dung đã chỉnh sửa, thay đổi trong văn bản

Với quyết tâm chuyển đổi số chính từ quy trình vận hành nội bộ doanh nghiệp, tháng 7 năm 2018, VNPAY quyết định thành lập ban dự án tái cấu trúc trong việc lưu giữ và bảo mật thông tin tập trung như các loại hợp đồng, văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ, điều hành công việc để nâng cao hiệu quả công việc và phát triển kinh doanh.

1C:Document Management là giải pháp đã được doanh nghiệp lựa chọn để triển khai quản lý các hợp đồng, văn bản hiện tại và số hóa toàn bộ hợp đồng đã ký với khách hàng kể từ khi thành lập công ty cho đến nay, đồng thời lưu giữ tập trung tất cả các tài liệu và biểu mẫu văn bản theo tiêu chuẩn nội bộ công ty.

Với quy mô nhân sự đông đảo từ hệ thống 9 công ty con, cộng với đặc thù quản trị phức tạp trong ngành sản xuất, Tập đoàn Austdoor đã gặp không ít khó khăn từ quy trình quản lý thủ công truyền thống:

Với đội nhóm tổng thể
- Nhiệm vụ được giao rời rạc qua Email, Zalo, Skype...
- Không kiểm soát được trạng thái thực hiện công việc
- Deadline sắp tới nhưng không hay biết; Thường xuyên lỡ mất deadline
- Tốc độ xử lý công việc chậm trễ, đánh giá không minh bạch, theo cảm tính

Với nhân viên
- Không theo dõi được trạng thái phê duyệt của các tài liệu đề xuất
- Không nắm được tài liệu cần phê duyệt có vướng mắc gì, ai là người đang phê duyệt

Với ban lãnh đạo
- Tốn nhiều thời gian phê duyệt, không phê duyệt kịp thời khi vắng mặt khỏi văn phòng

Với bộ phận hành chính
- Tốn kém chi phí và thời gian chuyển phát hồ sơ trình ký
- Văn bản, tài liệu, hợp đồng lưu trữ rời rạc trên các ổ đĩa máy tính cá nhân, không có tính logic, dẫn tới mất mát thông tin khi nhân viên nghỉ việc

Với toàn thể doanh nghiệp
- Doanh nghiệp đang dùng nhiều phần mềm khác nhau, không tích hợp dữ liệu chung gây mất thời gian và công sức khi sử dụng

Sau quá trình thảo luận chặt chẽ, 1C Việt Nam rất vinh hạnh khi được Tập đoàn Austdoor lựa chọn làm đơn vị triển khai giải pháp tự động hóa quản lý tài liệu và luồng công việc. Với mục tiêu giúp doanh nghiệp:

- Tái cấu trúc công tác lưu trữ thông tin tập trung, có khoa học
- Tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm, phí chuyển phát hồ sơ giấy, diện tích lưu trữ
- Hỗ trợ nhân viên trình đề xuất và lãnh đạo phê duyệt hồ sơ, điều hành công việc ở mọi lúc mọi nơi hiệu quả hơn, nhanh chóng hơn
Phần mềm 1C:Document Management, sau hơn 1 năm áp dụng, đã đem lại cho Tập đoàn Austdoor những bước tiến lớn trong công cuộc chuyển đổi số:
- Số hóa toàn bộ các quy trình phối hợp công việc như: Quy trình duyệt bảng so sánh giá, Quy trình mua hàng sản xuất, Quy trình tạm ứng/thanh toán/hoàn ứng, Quy trình đăng ký xe đi công tác, Quy trình đặt vé đi công tác,... và nhiều quy trình phức tạp khác. Các quy trình đều được gán điều kiện để phù hợp với từng vai trò, bộ phận phê duyệt khác nhau.
- Hỗ trợ lãnh đạo duyệt hồ sơ, đề xuất qua thiết bị cầm tay (Mobile App) ở mọi lúc mọi nơi.
- Từ khi 1C:Document Management được đưa vào vận hành, mọi quy trình đều trở nên sống động, minh bạch và chuẩn xác. Tất cả đội ngũ Tập đoàn Austdoor đều cảm thấy quy trình làm việc đã có sự thay đổi rõ rệt về hiệu quả, đặc biệt, quá trình luân chuyển giấy tờ trở nên trơn tru, không gặp phải bất kì rào cản nào như trước kia, giúp tiết kiệm thời gian, công sức đáng kể của cả nhân viên và ban lãnh đạo.
- Hơn nữa, phần quy trình có tính mở và linh động, có sẵn nhiều loại điều kiện như hạn mức tài chính, vai trò, số ngày nghỉ phép, cho phép doanh nghiệp có thể tự xây dựng, thiết lập những quy trình (mới) được ban hành và chỉnh sửa những quy trình (cũ) đã xây dựng mà không cần tới sự hỗ trợ của nhà cung cấp 1C.

Ngoài giải pháp 1C:Document Management, Tập đoàn Austdoor cũng đang triển khai song song giải pháp 1C:HRM&Payroll để quản lý nhân sự số lượng lớn và tính chuẩn xác những công thức lương phức tạp của Tập đoàn. Với ưu điểm cùng thuộc hệ sinh thái 1C Ecosystem, giải pháp 1C:Document Management và giải pháp 1C:HRM&Payroll có thể trao đổi dữ liệu và phối hợp hoạt động trôi chảy với nhau, từ đó giúp tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí vận hành cho doanh nghiệp.